Πότε ένα υπολογιστικό φύλλο αρκεί πραγματικά για ένα γραφείο συμβούλων, πού αρχίζει να σας κοστίζει, και τι αλλάζει πραγματικά αν περάσετε σε CRM.
Πότε ένα υπολογιστικό φύλλο επαρκεί
Με λίγα λόγια
Όταν ένα άτομο μπορεί να θυμάται την επόμενη ενέργεια για κάθε μαθητή, υπάρχουν κάτω από είκοσι ενεργοί μαθητές, ο καθένας με μία ή δύο αιτήσεις, και κανείς άλλος δεν χρειάζεται τα δεδομένα.
Τότε ένα υπολογιστικό φύλλο υπερτερεί ενός CRM σχεδόν σε όλα: καμία χρέωση ανά χρήστη, κανένα μοντέλο δεδομένων προς συμφωνία, καμία μετάβαση, και οι αλλαγές γίνονται σε δευτερόλεπτα. Ένας σύμβουλος στον πρώτο του χρόνο δεν πρέπει να ψάχνει για λογισμικό.
Πού τα υπολογιστικά φύλλα αρχίζουν να σας κοστίζουν
Οι αστοχίες συσσωρεύονται. Καθεμία μόνη της είναι διαχειρίσιμη, γι' αυτό και συσσωρεύονται απαρατήρητες.
Διπλότυπα και ασύμβατα δεδομένα
Ο ίδιος μαθητής καταχωρημένος δύο φορές με διαφορετική ορθογραφία. Ένας αριθμός ενημερωμένος σε ένα φύλλο και όχι στο άλλο. Τίποτα δεν σας προειδοποιεί. Το μαθαίνετε όταν ένα μήνυμα πάει σε αριθμό που αντικαταστάθηκε τον Σεπτέμβριο.
Παρακολούθηση χωρίς σταθερό σημείο αναφοράς
Ένα υπολογιστικό φύλλο δεν ξέρει τι σημαίνει «εκπρόθεσμο». Προσθέστε μια στήλη ημερομηνίας και τίποτα δεν αναδεικνύει τις γραμμές που την ξεπέρασαν, οπότε η υπενθύμιση παραμένει χειροκίνητη, αυτό που προσπαθούσατε να αποφύγετε.
Μία γραμμή ανά φοιτητή, πολλές αιτήσεις
Το δομικό πρόβλημα, χωρίς καλή λύση. Ένας μαθητής που κάνει αίτηση σε έξι πανεπιστήμια έχει έξι προθεσμίες και έξι λίστες εγγράφων. Είτε πλαταίνετε τη γραμμή σε τριάντα στήλες, είτε γράφετε «3 στάλθηκαν, 2 περιμένουν αναλυτική βαθμολογία, το TU Delft θέλει το δοκίμιο» σε ένα κελί που κανείς δεν μπορεί να φιλτράρει.
Δικαιώματα πρόσβασης
Η κοινή χρήση φύλλου είναι όλα ή τίποτα. Ένας βοηθός μερικής απασχόλησης που πρέπει να βλέπει στοιχεία επικοινωνίας, βλέπει και οικονομικές συμφωνίες και σημειώσεις για την οικογένεια.
Συνεργασία
Δύο άτομα που επεξεργάζονται ταυτόχρονα λειτουργεί τεχνικά, αλλά αποτυγχάνει οργανωτικά: καμία καταγραφή για ποιος άλλαξε τι, καμία σημείωση για μια συνάντηση, και κάποιος αναδιατάσσει ενώ συνάδελφος διαβάζει.
Αναφορές
Είναι δυνατό με πίνακες pivot, αν τα δεδομένα είναι καθαρά. Αυτό ακριβώς εμποδίζουν τα παραπάνω προβλήματα. Οι αποτυχίες αναφορών εδώ είναι στην ουσία αποτυχίες ποιότητας δεδομένων.
Παρακολούθηση πληρωμών
Οι σταδιακές πληρωμές σημαίνουν πολλές πληρωμές ανά μαθητή. Σε μία γραμμή αυτό γίνεται Προκαταβολή, Πληρωμή 2, Πληρωμή 3. Τέσσερις δόσεις χαλάνε τη δομή.
Δυνατότητα ελέγχου
Το ιστορικό εκδόσεων απαντά στο «τι έγραφε πριν αυτό το κελί;», όχι στο «ποιος άλλαξε αυτή την προθεσμία, πότε και γιατί;». Αν μια οικογένεια αμφισβητήσει τη συμφωνία, αυτό έχει σημασία.
Δίπλα-δίπλα
| Υπολογιστικό φύλλο | CRM | |
|---|---|---|
| Κόστος έναρξης | Δωρεάν | Δωρεάν έως μέτριο. Το EduCRM είναι δωρεάν έως 10 μαθητές |
| Χρόνος εγκατάστασης | Λεπτά | Μέρες έως εβδομάδες, συμπεριλαμβανομένου του καθαρισμού |
| Ευελιξία | Σύνολο | Οριοθετημένο από το μοντέλο, αλλά τα στάδια τα ονομάζετε εσείς |
| Πολλαπλές αιτήσεις ανά μαθητή | Καταρρέει | Εγγενές |
| Καθυστερημένες παρακολουθήσεις | Χειροκίνητα | Μια λίστα που μπορείτε να παράγετε |
| Δικαιώματα πρόσβασης | Όλα ή τίποτα | Βάσει ρόλου |
| Έγγραφα | Ένας ξεχωριστός δίσκος, με ξεχωριστό όνομα | Συνδεδεμένο με την εγγραφή |
| Ιστορικό ελέγχου | Ιστορικό κελιού | Ποιος άλλαξε τι, και πότε |
| Αποχώρηση | Το αρχείο το έχετε ήδη | Εξαρτάται από την εξαγωγή. Ελέγξτε πρώτα |
Η ειλικρινής άποψη κατά της μετάβασης
- Η μετάπτωση είναι πραγματική δουλειά. Το εργαλείο εισαγωγής προτείνει την αντιστοίχιση και επικυρώνει τις γραμμές, αλλά ο καθαρισμός ενός ακατάστατου αρχείου παίρνει μισή μέρα για πενήντα μαθητές. Μια μισοτελειωμένη μετάπτωση είναι χειρότερη από καμία.
- Το CRM επιβάλλει ένα μοντέλο. Αν η διαδικασία σας δεν ταιριάζει, θα παλεύετε μαζί του για μήνες.
- Η συνήθεια είναι πιο δύσκολη από τα δεδομένα. Λειτουργεί μόνο όταν όλοι σταματήσουν να ανοίγουν το αρχείο. Αυτό είναι θέμα διαχείρισης.
Τι αλλάζει πραγματικά αν μεταβείτε
Όχι "αποδοτικότητα". Τέσσερα συγκεκριμένα πράγματα:
- Ένα φίλτρο δείχνει όλες τις αιτήσεις υπό προετοιμασία με προθεσμία εντός έξι εβδομάδων.
- Ένα φίλτρο δείχνει όλους τους ενεργούς μαθητές χωρίς προγραμματισμένη επόμενη ενέργεια: αυτούς που φεύγουν σιωπηλά.
- Ένας συνάδελφος μπορεί να σας καλύψει. Το ιστορικό είναι καταγεγραμμένο.
- Γνωρίζετε το υπόλοιπο πριν τη συνάντηση, όχι στο τέλος του μήνα.
Αν κανένα από τα τέσσερα δεν θα άλλαζε μια απόφαση σε μια συνηθισμένη εβδομάδα, μείνετε στο υπολογιστικό φύλλο.
Αν αποφασίσετε να μεταβείτε
Ενεργοί μαθητές, μετά ανοιχτές αιτήσεις, μετά ανεξόφλητα υπόλοιπα. Χωρίς ιστορικό. Δείτε μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα CRM και τον οδηγό αγοράς CRM.
Δοκιμάστε το στον δικό σας φόρτο εργασίας
Δωρεάν για 10 μαθητές, αρκετό για μια πραγματική σύγκριση μέσα σε δεκαπέντε ημέρες.
Συνεχίστε την ανάγνωση
Οδηγός επιλογής CRM
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.
Διαβάστε περισσότεραΠαρακολούθηση αιτήσεων
Every application with its stage, deadline, documents and owner, on one board.
Διαβάστε περισσότεραΔιαχείριση μαθητών
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Διαβάστε περισσότεραΣπουδές στο εξωτερικό
Enquiries, counselling, shortlists, applications and visa paperwork for students going overseas.
Διαβάστε περισσότεραΣυχνές ερωτήσεις
Είναι τα υπολογιστικά φύλλα κακή επιλογή για τους εκπαιδευτικούς συμβούλους;
Όχι. Για έναν μεμονωμένο σύμβουλο με λιγότερους από είκοσι ενεργούς μαθητές, το υπολογιστικό φύλλο συνήθως αρκεί. Τα προβλήματα ξεκινούν όταν ένας μαθητής έχει πολλές αιτήσεις, κάποιος άλλος χρειάζεται πρόσβαση, ή η παρακολούθηση βασίζεται στη μνήμη.
Ποιο είναι το βασικό πράγμα που δεν μπορεί να κάνει ένα υπολογιστικό φύλλο;
Κρατήστε πολλές ανοιχτές αιτήσεις ανά μαθητή, κάθε μία με το δικό της στάδιο, προθεσμία και έγγραφα. Μία γραμμή ανά μαθητή το στριμώχνει σε ένα κελί που τίποτα δεν μπορεί να φιλτράρει.
Μπορούμε να συνεχίσουμε να χρησιμοποιούμε το υπολογιστικό μας φύλλο παράλληλα με ένα CRM;
Μόνο για λίγο. Αν τα τρέξετε και τα δύο για πάνω από μία ή δύο εβδομάδες, θα έχετε δύο ελλιπή συστήματα. Ορίστε μια ημερομηνία μετά την οποία το υπολογιστικό φύλλο θα είναι μόνο για ανάγνωση.