Πού αρχίζει να σας κοστίζει το Excel
Τα λάθη μαζεύονται. Το καθένα μόνο του αντέχεται, γι' αυτό μεγαλώνουν απαρατήρητα.
Διπλότυπα και ασυνεπή δεδομένα
Ο ίδιος μαθητής γραμμένος δύο φορές με διαφορετική ορθογραφία. Ένας αριθμός που ενημερώθηκε σε ένα φύλλο και όχι στο άλλο. Τίποτα δεν σας προειδοποιεί. Το μαθαίνετε όταν ένα μήνυμα πάει σε αριθμό που είχε αλλάξει τον Σεπτέμβριο.
Επικοινωνίες χωρίς σταθερό μέρος
Ένα Excel δεν ξέρει τι σημαίνει «εκπρόθεσμο». Προσθέστε μια στήλη ημερομηνίας και τίποτα δεν σας δείχνει ποιες γραμμές την έχουν περάσει. Έτσι το να θυμάστε μένει χειροκίνητο, κάτι που προσπαθούσατε να αποφύγετε.
Μία γραμμή ανά μαθητή, πολλές αιτήσεις
Το δομικό πρόβλημα, χωρίς καλή λύση. Ένας μαθητής που κάνει αίτηση σε έξι πανεπιστήμια έχει έξι προθεσμίες και έξι λίστες εγγράφων. Είτε πλαταίνετε τη γραμμή σε τριάντα στήλες, είτε γράφετε «3 στάλθηκαν, 2 περιμένουν αναλυτική βαθμολογία, το TU Delft θέλει το δοκίμιο» σε ένα κελί που κανείς δεν μπορεί να φιλτράρει.
Δικαιώματα πρόσβασης
Ένα φύλλο μοιράζεται ολόκληρο ή καθόλου. Ένας βοηθός με μερική απασχόληση, που χρειάζεται μόνο τα στοιχεία επικοινωνίας, βλέπει και τις συμφωνίες για τις χρεώσεις και τις σημειώσεις για την οικογένεια.
Συνεργασία
Το να δουλεύουν δύο άτομα ταυτόχρονα γίνεται τεχνικά, αλλά δεν πάει καλά στην πράξη: δεν μένει ιστορικό για το ποιος άλλαξε τι, δεν υπάρχουν σημειώσεις συνεδρίας, και κάποιος αλλάζει τη σειρά των γραμμών ενώ ένας συνάδελφος διαβάζει.
Αναφορές
Γίνεται με πίνακες pivot, αν τα δεδομένα είναι καθαρά. Αυτό ακριβώς εμποδίζουν τα προβλήματα που αναφέρθηκαν πιο πάνω. Όταν οι αναφορές αποτυγχάνουν εδώ, το πραγματικό πρόβλημα είναι η ποιότητα των δεδομένων.
Παρακολούθηση πληρωμών
Οι χρεώσεις σε δόσεις σημαίνουν πολλές πληρωμές για κάθε μαθητή. Σε μία γραμμή γίνονται Προκαταβολή, Πληρωμή 2, Πληρωμή 3. Με τέσσερις δόσεις η δομή χαλάει.
Δυνατότητα ελέγχου
Το ιστορικό εκδόσεων απαντά στο «τι έγραφε πριν αυτό το κελί;», όχι στο «ποιος άλλαξε αυτή την προθεσμία, πότε και γιατί;». Αν μια οικογένεια αμφισβητήσει τη συμφωνία, αυτό έχει σημασία.
Δίπλα-δίπλα
| Υπολογιστικό φύλλο | CRM | |
|---|---|---|
| Κόστος έναρξης | Δωρεάν | Από δωρεάν έως μέτριο. Το EduCRM είναι δωρεάν για έως 10 μαθητές |
| Χρόνος εγκατάστασης | Λεπτά | Από μέρες έως εβδομάδες, μαζί με τον καθαρισμό |
| Ευελιξία | Σύνολο | Ακολουθεί τη δομή του EduCRM, αλλά τα στάδια τα ονομάζετε εσείς |
| Πολλές αιτήσεις για κάθε μαθητή | Αποτυγχάνει | Ενσωματωμένο |
| Εκπρόθεσμες υπενθυμίσεις | Χειροκίνητα | Μια λίστα που μπορείτε να βγάλετε |
| Δικαιώματα πρόσβασης | Όλα ή τίποτα | Βάσει ρόλου |
| Έγγραφα | Ένας ξεχωριστός δίσκος, με ξεχωριστό όνομα | Συνημμένο στην καρτέλα |
| Ιστορικό ελέγχου | Ιστορικό κελιού | Ποιος άλλαξε τι, και πότε |
| Αποχώρηση | Το αρχείο το έχετε ήδη | Εξαρτάται από την εξαγωγή. Ελέγξτε πρώτα |
Πότε δεν αξίζει να αλλάξετε
- Η μεταφορά είναι πραγματική δουλειά. Το εργαλείο εισαγωγής προτείνει την αντιστοίχιση και ελέγχει τις γραμμές, αλλά ο καθαρισμός ενός ακατάστατου Excel παίρνει μισή μέρα για πενήντα μαθητές. Μια μισοτελειωμένη μεταφορά είναι χειρότερη από καμία.
- Το CRM επιβάλλει ένα μοντέλο. Αν η διαδικασία σας δεν ταιριάζει, θα παλεύετε μαζί του για μήνες.
- Η συνήθεια είναι πιο δύσκολη από τα δεδομένα. Λειτουργεί μόνο όταν όλοι σταματήσουν να ανοίγουν το Excel. Αυτό είναι θέμα διαχείρισης.
Τι αλλάζει στην πράξη αν αλλάξετε σύστημα
Όχι «αποδοτικότητα». Τέσσερα συγκεκριμένα πράγματα:
- Ένα φίλτρο δείχνει όλες τις αιτήσεις σε προετοιμασία με προθεσμία μέσα σε έξι εβδομάδες.
- Ένα φίλτρο δείχνει όλους τους ενεργούς μαθητές χωρίς επόμενη ενέργεια με ημερομηνία: αυτούς που φεύγουν αθόρυβα.
- Ένας συνάδελφος μπορεί να σας καλύψει. Το ιστορικό είναι καταγεγραμμένο.
- Ξέρετε το υπόλοιπο πριν από τη συνάντηση, όχι στο τέλος του μήνα.
Αν κανένα από τα τέσσερα δεν θα άλλαζε μια απόφαση σε μια συνηθισμένη εβδομάδα, μείνετε στο Excel.
Αν τελικά αλλάξετε
Ενεργοί μαθητές, μετά ανοιχτές αιτήσεις, μετά ανεξόφλητα υπόλοιπα. Χωρίς ιστορικό. Δείτε μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα CRM και τον οδηγό αγοράς CRM.
Διαβάστε κι άλλα
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το Excel κακή επιλογή για συμβούλους εκπαίδευσης;
Όχι. Για σύμβουλο που δουλεύει μόνος, με λιγότερους από περίπου είκοσι ενεργούς μαθητές, το Excel συνήθως αρκεί. Τα προβλήματα αρχίζουν όταν ένας μαθητής έχει πολλές αιτήσεις, όταν χρειάζεται πρόσβαση κάποιος άλλος ή όταν οι επόμενες επικοινωνίες στηρίζονται στη μνήμη.
Ποιο είναι το βασικό πράγμα που δεν μπορεί να κάνει ένα υπολογιστικό φύλλο;
Παρακολουθήστε πολλές ανοιχτές αιτήσεις ανά μαθητή, κάθε μία με δικό της στάδιο, προθεσμία και έγγραφα. Με μία γραμμή ανά μαθητή, όλα στριμώχνονται σε ένα κελί που δεν μπορεί να φιλτραριστεί.
Μπορούμε να κρατήσουμε το Excel μας παράλληλα με ένα CRM;
Μόνο για λίγο. Αν χρησιμοποιείτε και τα δύο για πάνω από μία-δύο εβδομάδες, θα έχετε δύο ελλιπή συστήματα. Ορίστε μια ημερομηνία μετά την οποία το Excel θα είναι μόνο για ανάγνωση.