Πώς να επιλέξετε CRM για εκπαιδευτικό γραφείο συμβούλων: τα χαρακτηριστικά που μετράνε, οι ερωτήσεις προς τους προμηθευτές και μια λίστα ελέγχου για σύγκριση συστημάτων.
Τι είναι ένα CRM για εκπαιδευτικό σύμβουλο;
Με λίγα λόγια
Λογισμικό που κρατά μία εγγραφή ανά μαθητή (προφίλ, συνεδρίες, αιτήσεις, έγγραφα, εργασίες και τέλη) ώστε να βλέπετε την κατάσταση και την επόμενη ενέργεια κάθε μαθητή χωρίς να τις ανασυνθέτετε από email και υπολογιστικά φύλλα.
Μία απαίτηση το ξεχωρίζει από κάθε άλλο CRM: ένας μαθητής, πολλές αιτήσεις ταυτόχρονα, η καθεμία με δικό της στάδιο, προθεσμία και χαρτούρα.
Γενικό CRM ή εξειδικευμένο για την εκπαίδευση;
Και τα δύο λειτουργούν. Αποτυγχάνουν με διαφορετικό τρόπο.
| Γενικό CRM | Εξειδικευμένο CRM για την εκπαίδευση | |
|---|---|---|
| Ρύθμιση | Εβδομάδες. Προσαρμοσμένα αντικείμενα, πεδία και ροές εργασίας. | Ημέρες. Οι έννοιες υπάρχουν ήδη. |
| Καταλληλότητα | Ό,τι φτιάξετε, και ό,τι ξεχάσατε να φτιάξετε. | Με συγκεκριμένη φιλοσοφία. Καλό αν ταιριάζει με τη δουλειά σας. |
| Οικοσύστημα | Μεγάλο. Ενσωματώσεις, σύμβουλοι, τεκμηρίωση. | Μικρότερο. Λιγότερες ενσωματώσεις, πιο άμεση υποστήριξη. |
| Διαρκές κόστος | Κάποιος πρέπει να το συντηρεί, και γίνεται εξάρτηση. | Ο προμηθευτής το συντηρεί. |
| Κίνδυνος | Το άτομο που το διαμόρφωσε αποχωρεί. | Ο προμηθευτής είναι μικρότερος. Ελέγξτε τη διαδικασία εξαγωγής δεδομένων. |
Αν κάποιος εσωτερικός απολαμβάνει να ρυθμίζει λογισμικό και θα είναι ακόμα εκεί σε δύο χρόνια, ένα γενικό CRM λειτουργεί. Αν όχι, το χρέος πέφτει στον ιδρυτή, τον Νοέμβριο.
Τα χαρακτηριστικά που έχουν σημασία
Δεδομένα μαθητών
Στοιχεία γονέων ως πραγματικά πεδία, όχι σημειώσεις. Μοναδικό ID ανά μαθητή. Σημειώσεις συνδεδεμένες με συνεδρίες με ημερομηνία, όχι ένα διαρκώς μεγαλύτερο πεδίο κειμένου. Δείτε διαχείριση μαθητών.
Διαχείριση αιτήσεων
Το απαραίτητο: πολλές ανοιχτές αιτήσεις ανά μαθητή, καθεμία με το δικό της στάδιο, προθεσμία, έγγραφα και υπεύθυνο. Ζητήστε να δείτε έναν μαθητή με έξι αιτήσεις σε διαφορετικά στάδια. Αν σας δείξουν ένα πεδίο κατάστασης, η απάντηση είναι όχι. Δείτε παρακολούθηση αιτήσεων.
Παρακολουθήσεις
Χρειάζεστε δύο λίστες: όλα τα ληξιπρόθεσμα, και κάθε ενεργό μαθητή χωρίς επόμενη ενέργεια με ημερομηνία. Τα περισσότερα συστήματα δεν παράγουν τη δεύτερη: αυτή που εντοπίζει μαθητές που σιωπούν.
Πληρωμές και τιμολόγηση
Τα δίδακτρα καταβάλλονται σε δόσεις και συχνά πληρώνονται από γονέα. Κατ' ελάχιστον: τι έχει τιμολογηθεί, πληρωθεί και εκκρεμεί, καθώς και έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων. Η ενσωμάτωση λογιστικής μπορεί να περιμένει.
Συνεργασία ομάδας
Ρόλοι που πραγματικά περιορίζουν την πρόσβαση, ένας ορισμένος υπεύθυνος ανά φοιτητή, και αρκετή κοινή ορατότητα για κάλυψη απουσίας. Δείτε education agency CRM.
Καταγραφή αιτημάτων
Ό,τι απαιτεί χειρόγραφη επανακαταχώρηση, τελικά σταματά να γίνεται. Μια φιλοξενούμενη φόρμα που γράφει απευθείας στο σύστημα αφαιρεί αυτό το βήμα.
Αναφορές
Να είστε ειλικρινείς για το τι θα χρησιμοποιήσετε. Οι περισσότερες συμβουλευτικές χρειάζονται δύο αριθμούς (μετατροπή από ερώτημα σε προκριθέντα, και ημέρες από το ερώτημα έως την πρώτη αίτηση) συν μια ζωντανή εικόνα μαθητών, συνεδριών, παρακολουθήσεων, προθεσμιών και πληρωμών. Οτιδήποτε παραπάνω αγοράζεται και δεν ανοίγεται ποτέ. Αυτό που μετράει είναι αν μπορείτε να εξάγετε δεδομένα.
Προστασία δεδομένων και ασφάλεια
Κρατάτε δεδομένα ανηλίκων, διαβατήρια και οικονομικά στοιχεία. Να είστε αυστηροί εδώ.
Ρωτήστε κάθε προμηθευτή
- Σε ποια περιοχή αποθηκεύονται τα δεδομένα;
- Κρυπτογραφούνται τα δεδομένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση, και με ποιον τρόπο;
- Ποιοι είναι οι υπο-επεξεργαστές, και είναι δημοσιευμένη αυτή η λίστα;
- Διατίθεται Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων;
- Υπάρχει αρχείο καταγραφής πρόσβασης και αλλαγών;
- Αν φύγετε, τι γίνεται με τα δεδομένα σας, σε ποια μορφή, πόσο γρήγορα;
- Η πρόσβαση βασίζεται σε ρόλους, και μπορεί ένας θεατής να έχει πραγματικά μόνο δικαίωμα ανάγνωσης;
Οι απαντήσεις του EduCRM βρίσκονται στη σελίδα ασφάλειας: europe-west1, TLS 1.2+, απομόνωση χώρου εργασίας, δικαιώματα βάσει ρόλου, αρχείο ελέγχου, δημοσιευμένη λίστα υποεπεξεργαστών και DPA κατόπιν αιτήματος.
Υλοποίηση
Προϋπολογίστε τέσσερις εβδομάδες, ακόμη κι αν το λογισμικό είναι έτοιμο σε μία ώρα. Η δουλειά είναι το μοντέλο σταδίων σας, τα δεδομένα σας και το πού καταφθάνουν τα ερωτήματα.
- Εβδομάδα 1. Συμφωνήστε τα στάδιά σας, και τι θεωρείται ενεργός μαθητής.
- Εβδομάδα 2. Καθαρίστε το υπολογιστικό φύλλο, έπειτα μεταφέρετε ενεργούς μαθητές, ανοιχτές αιτήσεις και ανεξόφλητα υπόλοιπα.
- Εβδομάδα 3. Ανακατευθύνετε τα κανάλια αιτημάτων, προσθέστε την ομάδα, ορίστε την εβδομαδιαία ανασκόπηση.
- Εβδομάδα 4. Μία εβδομάδα παράλληλης λειτουργίας, μετά κάντε το παλιό σύστημα μόνο για ανάγνωση.
Λεπτομέρειες στη λίστα ελέγχου υλοποίησης CRM.
Μετάβαση από υπολογιστικά φύλλα
Ενεργοί μαθητές, έπειτα ανοιχτές αιτήσεις, έπειτα ανεξόφλητα υπόλοιπα. Μη μεταφέρετε το ιστορικό. Ο καθαρισμός είναι που τρώει τον χρόνο, και είναι πολύ πιο εύκολος πριν την εισαγωγή. Δείτε μετάβαση από υπολογιστικά φύλλα σε CRM.
Ερωτήσεις προς τους προμηθευτές
Πάρτε αυτή τη λίστα στην επίδειξη
- Δείξτε μου έναν μαθητή με έξι αιτήσεις σε διαφορετικά στάδια.
- Δείξτε μου κάθε αίτηση υπό προετοιμασία με προθεσμία εντός έξι εβδομάδων, σε όλους τους συμβούλους.
- Δείξτε μου κάθε ενεργό μαθητή χωρίς προγραμματισμένη επόμενη ενέργεια.
- Πώς λειτουργούν οι επαφές γονέων, και μπορώ να τιμολογήσω έναν γονέα για έναν μαθητή;
- Τι συμβαίνει όταν δύο άτομα επεξεργάζονται την ίδια εγγραφή;
- Τι περιλαμβάνει η τιμή, και τι κοστίζει επιπλέον ανά χρήστη;
- Πώς εξάγω τα δεδομένα μου, και πόσο χρόνο παίρνει;
- Ποιος είναι ο χρόνος απόκρισης της υποστήριξής σας, και ποιος απαντά;
- Τι έχει κυκλοφορήσει τους τελευταίους έξι μήνες;
Οι τρεις ερωτήσεις «δείξτε μου» κάνουν περισσότερα από όλες τις υπόλοιπες μαζί. Ρωτήστε τις ζωντανά.
Λίστα ελέγχου αξιολόγησης
Βαθμολογήστε κάθε υποψήφιο
- Πολλές αιτήσεις ανά μαθητή, σε ξεχωριστά στάδια. Επιτυχία ή αποτυχία.
- Προθεσμίες και συνεδρίες σε ένα ημερολόγιο.
- Στοιχεία γονέων και κηδεμόνων ως πραγματικά πεδία.
- Έγγραφα συνημμένα εκεί όπου χρησιμοποιούνται.
- Καταγραφή ερωτημάτων χωρίς επανα-πληκτρολόγηση.
- Πληρωμές και τιμολόγια συνδεδεμένα με τον μαθητή.
- Πρόσβαση ομάδας βάσει ρόλων.
- Εξαγωγή δεδομένων που έχετε δει σε επίδειξη.
- Δημοσιευμένη στάση ασφάλειας και υπο-επεξεργαστές.
- Μια τιμή που αντέχετε ακόμα και με τριπλάσιο αριθμό μαθητών.
- Κάποιο μέλος της ομάδας σας πρόθυμο να αναλάβει την εφαρμογή.
Συνήθη λάθη
| Λάθος | Πόσο κοστίζει |
|---|---|
| Επιλογή με βάση τον αριθμό χαρακτηριστικών | Πληρώνετε για κάτι που ποτέ δεν ενεργοποιείτε. |
| Παράλειψη του καθαρισμού δεδομένων | Μια μετάβαση που εγκαταλείπεται στις τρεις εβδομάδες, αφήνοντας δύο μισά συστήματα. |
| Δώδεκα στάδια διοχέτευσης | Ένας πίνακας που κανείς δεν ενημερώνει, που είναι χειρότερος από το να μην υπάρχει καθόλου πίνακας. |
| Μη ανακατεύθυνση φορμών ερωτημάτων | Νέα δεδομένα συνεχίζουν να φτάνουν στο παλιό σύστημα. Κανένα δεν είναι πλήρες. |
| Μη έλεγχος της εξαγωγής δεδομένων πριν την υπογραφή | Ένας προμηθευτής από τον οποίο δεν μπορείτε να αποχωρήσετε. |
Δοκιμάστε το EduCRM βάσει αυτού του οδηγού
Το λογισμικό σε λειτουργία. Δωρεάν για 10 μαθητές, χωρίς κάρτα.
Συνεχίστε την ανάγνωση
CRM ή Excel
When a spreadsheet is enough, where it starts to cost you, and what changes if you move.
Διαβάστε περισσότεραΠαρακολούθηση αιτήσεων
Every application with its stage, deadline, documents and owner, on one board.
Διαβάστε περισσότεραΕκπαιδευτικά γραφεία
One shared student database, a caseload per counsellor, and the whole agency's pipeline in one view.
Διαβάστε περισσότεραΔιαχείριση μαθητών
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Διαβάστε περισσότεραΣυχνές ερωτήσεις
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα CRM για εκπαιδευτικούς συμβούλους;
Μία εγγραφή ανά μαθητή με στοιχεία γονέων. Πολλαπλές αιτήσεις με ξεχωριστά στάδια η καθεμία. Προθεσμίες και συναντήσεις σε ένα ημερολόγιο. Έγγραφα εκεί όπου χρησιμοποιούνται. Υπενθυμίσεις με ημερομηνίες και υπευθύνους. Παρακολούθηση πληρωμών και τιμολογίων. Πρόσβαση βάσει ρόλων. Μια εξαγωγή που έχετε δει να λειτουργεί.
Πόσο πρέπει να κοστίζει ένα CRM για μια εταιρεία εκπαιδευτικών συμβούλων;
Μεταξύ τίποτα και μερικών εκατοντάδων ευρώ τον μήνα, ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας. Το EduCRM είναι δωρεάν έως 10 μαθητές και 49,99 € τον μήνα έως 1499, με 49,99 € ανά επιπλέον μέλος. Αξιολογήστε το στο τριπλάσιο του τρέχοντος μεγέθους σας.
Μπορούν οι εκπαιδευτικοί σύμβουλοι να χρησιμοποιήσουν ένα γενικό CRM όπως το HubSpot ή το Salesforce;
Ναι, με ρύθμιση. Τα γενικά CRM μοντελοποιούν μία συναλλαγή ανά επαφή, οπότε οι αιτήσεις γίνονται προσαρμοσμένα αντικείμενα και οι επαφές γονέων προσαρμοσμένες σχέσεις. Αυτό λειτουργεί αν κάποιος το διαχειρίζεται μακροπρόθεσμα. Ο κίνδυνος είναι να αποχωρήσει.
Πόσο χρόνο διαρκεί η εφαρμογή;
Σχεδιάστε τέσσερις εβδομάδες. Το λογισμικό είναι χρηστικό μέσα σε μία ώρα. Ο χρόνος πηγαίνει στο μοντέλο σταδίων σας, στα δεδομένα σας και στο πού φτάνουν τα αιτήματα.
Ποια είναι η πιο σημαντική απαίτηση;
Πολλαπλές ανοιχτές αιτήσεις ανά μαθητή, η καθεμία με δικό της στάδιο, προθεσμία και έγγραφα. Ένα πεδίο κατάστασης ανά μαθητή θα είναι λάθος μέσα σε δύο εβδομάδες.