Γενικό CRM ή εξειδικευμένο για την εκπαίδευση;
Και τα δύο λειτουργούν. Αποτυγχάνουν με διαφορετικό τρόπο.
| Γενικό CRM | Εξειδικευμένο CRM για την εκπαίδευση | |
|---|---|---|
| Ρύθμιση | Εβδομάδες. Δικές σας καρτέλες, πεδία και στάδια. | Μέρες. Οι μαθητές, οι αιτήσεις και τα στάδια υπάρχουν ήδη. |
| Καταλληλότητα | Ό,τι φτιάξετε, και ό,τι ξεχάσατε να φτιάξετε. | Με συγκεκριμένη φιλοσοφία. Καλό αν ταιριάζει με τη δουλειά σας. |
| Οικοσύστημα | Μεγάλο. Ενσωματώσεις, ειδικοί που σας το στήνουν, τεκμηρίωση. | Μικρότερο. Λιγότερες ενσωματώσεις, πιο άμεση υποστήριξη. |
| Διαρκές κόστος | Κάποιος πρέπει να το συντηρεί, και η ομάδα εξαρτάται από αυτόν. | Τη συντήρηση την αναλαμβάνουμε εμείς. |
| Κίνδυνος | Ο άνθρωπος που το έστησε φεύγει. | Η εταιρεία που το φτιάχνει είναι μικρότερη. Ελέγξτε πώς μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας. |
Αν κάποιος από την ομάδα σας απολαμβάνει να ρυθμίζει λογισμικό και θα είναι ακόμα εκεί σε δύο χρόνια, ένα γενικό CRM δουλεύει. Αν όχι, το βάρος πέφτει στον ιδρυτή, τον Νοέμβριο.
Οι λειτουργίες που μετράνε
Δεδομένα μαθητών
Στοιχεία γονέων ως πραγματικά πεδία, όχι μέσα σε ένα πλαίσιο σημειώσεων. Μοναδικό ID ανά μαθητή. Οι σημειώσεις συνδέονται με συνεδρίες που έχουν ημερομηνία, όχι με ένα πεδίο κειμένου που μεγαλώνει συνέχεια. Δείτε διαχείριση μαθητών.
Διαχείριση αιτήσεων
Το απαραίτητο: πολλές ανοιχτές αιτήσεις ανά μαθητή, καθεμία με το δικό της στάδιο, προθεσμία, έγγραφα και υπεύθυνο. Ζητήστε να δείτε έναν μαθητή με έξι αιτήσεις σε διαφορετικά στάδια. Αν σας δείξουν ένα πεδίο κατάστασης, η απάντηση είναι όχι. Δείτε παρακολούθηση αιτήσεων.
Επόμενες επικοινωνίες
Χρειάζεστε δύο λίστες: ό,τι έχει καθυστερήσει, και κάθε ενεργό μαθητή χωρίς επόμενη ενέργεια με ημερομηνία. Τα περισσότερα συστήματα δεν μπορούν να βγάλουν τη δεύτερη, αυτή που εντοπίζει μαθητές που σταματούν να επικοινωνούν.
Πληρωμές και τιμολόγηση
Οι αμοιβές πληρώνονται σε δόσεις και συχνά από γονέα. Τα απαραίτητα: τι έχει τιμολογηθεί, τι έχει πληρωθεί και τι εκκρεμεί, καθώς και έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων. Η σύνδεση με λογιστικό πρόγραμμα μπορεί να περιμένει.
Συνεργασία ομάδας
Ρόλοι που πραγματικά περιορίζουν την πρόσβαση, ένας συγκεκριμένος υπεύθυνος για κάθε μαθητή, και αρκετή κοινή πρόσβαση ώστε να καλύπτεται μια απουσία. Δείτε το CRM για γραφεία εκπαίδευσης.
Καταγραφή αιτημάτων
Ό,τι πρέπει να ξαναπληκτρολογείται, τελικά σταματά να γίνεται. Μια έτοιμη φόρμα που γράφει απευθείας στο σύστημα καταργεί αυτό το βήμα.
Αναφορές
Να είστε ειλικρινείς για το τι θα αξιοποιήσετε πραγματικά. Τα περισσότερα γραφεία χρειάζονται δύο αριθμούς (πόσα αιτήματα γίνονται κατάλληλοι υποψήφιοι και πόσες ημέρες περνούν από το αίτημα έως την πρώτη αίτηση), συν μια ζωντανή εικόνα των μαθητών, των συνεδριών, των υπενθυμίσεων, των προθεσμιών και των πληρωμών. Ό,τι παραπάνω αγοράζεται και δεν ανοίγεται ποτέ. Αυτό που μετράει είναι αν μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας.
Προστασία δεδομένων και ασφάλεια
Κρατάτε δεδομένα ανηλίκων, διαβατήρια και οικονομικά στοιχεία. Να είστε αυστηροί εδώ.
Ρωτήστε κάθε πάροχο
- Σε ποια περιοχή αποθηκεύονται τα δεδομένα;
- Κρυπτογραφούνται τα δεδομένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση, και με ποιον τρόπο;
- Ποιοι είναι οι υπεργολάβοι επεξεργασίας, και δημοσιεύεται η λίστα τους;
- Διατίθεται Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων;
- Υπάρχει αρχείο καταγραφής πρόσβασης και αλλαγών;
- Αν φύγετε, τι γίνεται με τα δεδομένα σας, σε ποια μορφή, πόσο γρήγορα;
- Βασίζεται η πρόσβαση σε ρόλους, και μπορεί ένας θεατής να έχει πραγματικά μόνο δικαίωμα ανάγνωσης;
Οι απαντήσεις του EduCRM βρίσκονται στη σελίδα ασφάλειας: europe-west1, TLS 1.2+, απομόνωση χώρου εργασίας, δικαιώματα ανά ρόλο, αρχείο ελέγχου, δημοσιευμένη λίστα υπεργολάβων επεξεργασίας και DPA αν το ζητήσετε.
Έναρξη χρήσης
Υπολογίστε τέσσερις εβδομάδες. Το λογισμικό μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μέσα σε μία ώρα. Ο χρόνος πάει στον ορισμό των σταδίων σας, στα δεδομένα σας και στο πού φτάνουν τα αιτήματα.
- Εβδομάδα 1. Συμφωνήστε ποια θα είναι τα στάδιά σας και τι θεωρείται ενεργός μαθητής.
- Εβδομάδα 2. Καθαρίστε το Excel, μετά μεταφέρετε ενεργούς μαθητές, ανοιχτές αιτήσεις και ανεξόφλητα υπόλοιπα.
- Εβδομάδα 3. Ανακατευθύνετε τα κανάλια αιτημάτων, προσθέστε την ομάδα, ορίστε την εβδομαδιαία ανασκόπηση.
- Εβδομάδα 4. Μία εβδομάδα παράλληλης λειτουργίας, μετά κάντε το παλιό σύστημα μόνο για ανάγνωση.
Λεπτομέρειες στη λίστα για το στήσιμο CRM.
Μετάβαση από το Excel
Ενεργοί μαθητές, έπειτα ανοιχτές αιτήσεις, έπειτα ανεξόφλητα υπόλοιπα. Μη μεταφέρετε το ιστορικό. Ο καθαρισμός είναι που τρώει τον χρόνο, και είναι πολύ πιο εύκολος πριν την εισαγωγή. Δείτε μετάβαση από υπολογιστικά φύλλα σε CRM.
Τι να ρωτήσετε τους προμηθευτές
Πάρτε αυτή τη λίστα στην επίδειξη
- Δείξτε μου έναν μαθητή με έξι αιτήσεις σε διαφορετικά στάδια.
- Δείξτε μου κάθε αίτηση που ετοιμάζεται, με προθεσμία μέσα σε έξι εβδομάδες, σε όλους τους συμβούλους.
- Δείξτε μου κάθε ενεργό μαθητή χωρίς επόμενη ενέργεια με ημερομηνία.
- Πώς λειτουργούν οι επαφές γονέων, και μπορώ να τιμολογήσω έναν γονέα για έναν μαθητή;
- Τι συμβαίνει όταν δύο άτομα επεξεργάζονται την ίδια καρτέλα;
- Τι περιλαμβάνει η τιμή, και τι κοστίζει επιπλέον ανά χρήστη;
- Πώς εξάγω τα δεδομένα μου, και πόσο χρόνο παίρνει;
- Ποιος είναι ο χρόνος απόκρισης της υποστήριξής σας, και ποιος απαντά;
- Τι έχει κυκλοφορήσει τους τελευταίους έξι μήνες;
Οι τρεις ερωτήσεις «δείξτε μου» ξεκαθαρίζουν περισσότερα από όλες τις υπόλοιπες μαζί. Ρωτήστε τις στην επίδειξη.
Λίστα ελέγχου αξιολόγησης
Βαθμολογήστε κάθε υποψήφιο
- Πολλές αιτήσεις ανά μαθητή, σε ξεχωριστά στάδια. Επιτυχία ή αποτυχία.
- Προθεσμίες και συνεδρίες σε ένα ημερολόγιο.
- Στοιχεία γονέων και κηδεμόνων ως πραγματικά πεδία.
- Τα έγγραφα επισυνάπτονται εκεί που τα χρησιμοποιείτε.
- Καταγραφή αιτημάτων χωρίς ξαναγράψιμο.
- Πληρωμές και τιμολόγια συνδεδεμένα με τον μαθητή.
- Πρόσβαση ομάδας ανά ρόλο.
- Εξαγωγή δεδομένων που έχετε δει σε επίδειξη.
- Δημοσιευμένες πληροφορίες για την ασφάλεια και τους υπεργολάβους επεξεργασίας.
- Μια τιμή που αντέχετε ακόμα και με τριπλάσιο αριθμό μαθητών.
- Κάποιο μέλος της ομάδας σας που θέλει να αναλάβει το στήσιμο.
Συχνά λάθη
| Λάθος | Πόσο κοστίζει |
|---|---|
| Επιλογή με βάση τον αριθμό λειτουργιών | Πληρώνετε για ό,τι δεν ενεργοποιείτε ποτέ. |
| Παράλειψη του καθαρισμού δεδομένων | Μια μετάβαση που εγκαταλείπεται μετά από τρεις εβδομάδες και αφήνει δύο μισά συστήματα. |
| Δώδεκα στάδια | Ένας πίνακας που κανείς δεν ενημερώνει, χειρότερος κι από το να μην υπάρχει πίνακας. |
| Δεν ανακατευθύνετε τις φόρμες αιτημάτων στο νέο σύστημα | Νέα στοιχεία συνεχίζουν να μπαίνουν στο παλιό σύστημα. Κανένα από τα δύο δεν είναι πλήρες. |
| Δεν ελέγχετε την εξαγωγή δεδομένων πριν από την υπογραφή | Ένας πάροχος από τον οποίο δεν μπορείτε να φύγετε. |
Διαβάστε κι άλλα
Συχνές ερωτήσεις
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα CRM για γραφεία συμβούλων εκπαίδευσης;
Μία καρτέλα ανά μαθητή με στοιχεία γονέων. Πολλές αιτήσεις, καθεμία με δικό της στάδιο. Προθεσμίες και συνεδρίες σε ένα ημερολόγιο. Έγγραφα εκεί που χρειάζονται. Υπενθυμίσεις με ημερομηνίες και υπευθύνους. Παρακολούθηση πληρωμών και τιμολογίων. Πρόσβαση ανάλογα με τον ρόλο. Μια εξαγωγή που έχετε δει να δουλεύει.
Πόσο πρέπει να κοστίζει ένα CRM για γραφείο συμβούλων εκπαίδευσης;
Από μηδέν έως μερικές εκατοντάδες ευρώ τον μήνα, ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας. Το EduCRM είναι δωρεάν έως 10 μαθητές και 49,99 € τον μήνα για απεριόριστους μαθητές, με 49,99 € για κάθε επιπλέον μέλος. Υπολογίστε το κόστος για το τριπλάσιο του σημερινού σας μεγέθους.
Μπορούν οι σύμβουλοι εκπαίδευσης να χρησιμοποιήσουν ένα γενικό CRM όπως το HubSpot ή το Salesforce;
Ναι, με ρυθμίσεις. Τα γενικά CRM έχουν μία συναλλαγή ανά επαφή, οπότε οι αιτήσεις γίνονται προσαρμοσμένα αντικείμενα και οι επαφές γονέων προσαρμοσμένες σχέσεις. Αυτό δουλεύει αν κάποιος το αναλαμβάνει μακροπρόθεσμα. Ο κίνδυνος είναι να φύγει.
Πόσο χρόνο παίρνει η έναρξη χρήσης;
Υπολογίστε τέσσερις εβδομάδες. Το λογισμικό μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μέσα σε μία ώρα. Ο χρόνος πάει στον ορισμό των σταδίων σας, στα δεδομένα σας και στο πού φτάνουν τα αιτήματα.
Ποια είναι η πιο σημαντική απαίτηση;
Πολλές ανοιχτές αιτήσεις για κάθε μαθητή, καθεμία με δικό της στάδιο, προθεσμία και έγγραφα. Ένα πεδίο κατάστασης ανά μαθητή θα είναι λάθος σε δύο εβδομάδες.