Κάθε πανεπιστημιακή αίτηση είναι ξεχωριστός φάκελος, με δικό της στάδιο, προθεσμία, έγγραφα και υπεύθυνο. Βρίσκεται στον φάκελο του μαθητή και σε έναν πίνακα με όλους τους μαθητές σας.
Πώς λειτουργεί η παρακολούθηση αιτήσεων
Με λίγα λόγια
Κάθε αίτηση είναι ξεχωριστό αρχείο με το δικό του στάδιο, προθεσμία, έγγραφα και ιδιοκτήτη. Εμφανίζεται στον φάκελο του φοιτητή και σε πίνακα drag-and-drop για όλους τους φοιτητές, ώστε το «πού βρίσκεται αυτός ο φοιτητής» και το «τι ετοιμάζεται αυτόν τον μήνα» να είναι και τα δύο ένα φίλτρο.
Στάδια αίτησης
Έξι στάδια περιλαμβάνονται εξ αρχής. Μετονομάστε, αναδιατάξτε ή αντικαταστήστε τα στις Ρυθμίσεις:
| Στάδιο | Τι σημαίνει |
|---|---|
| Πρόχειρο | Σε προετοιμασία. Έγγραφα συγκεντρωμένα, δοκίμιο σε πρόχειρη μορφή, προθεσμία καταγεγραμμένη. |
| Υποβλήθηκε | Στάλθηκε στο πανεπιστήμιο. |
| Προσφορά | Έχει γίνει προσφορά. |
| Απορρίφθηκε | Ανεπιτυχής. Διατηρείται, δεν διαγράφεται. |
| Έγινε αποδεκτή | Ο μαθητής έχει αποδεχθεί την προσφορά. |
| Εγγράφηκε | Τοποθετήθηκε. Το στάδιο που δείχνει αν η χρονιά είχε αποτέλεσμα. |
Προσθέστε στάδιο σε βραχεία λίστα ή εκκρεμεί απόφαση αν χρειάζεται, αλλά κρατήστε τη λίστα σύντομη. Πίνακες με δώδεκα στάδια σταματούν να ενημερώνονται μέχρι τον Νοέμβριο.
Προθεσμίες
Οι προθεσμίες εμφανίζονται στο ίδιο ημερολόγιο με τις συνεδρίες και τις υπενθυμίσεις, σε προβολή ημέρας, εβδομάδας και μήνα, μετακινούνται με σύρσιμο, με χρωματική κωδικοποίηση ανά φοιτητή. Ένα δεύτερο ημερολόγιο είναι αυτό που κανείς δεν ανοίγει.
Αυτό που αποτρέπει τις καθυστερημένες υποβολές είναι ο προγραμματισμός προς τα πίσω από την προθεσμία, μέσα από όσα εξαρτώνται από άλλους: γραμματείες σχολείων, συστάτες, μεταφραστές, εξεταστικές επιτροπές. Η μέθοδος περιγράφεται στο διαχείριση εγγράφων και προθεσμιών.
Έγγραφα ανά αίτηση
Τα πανεπιστήμια διαφωνούν ως προς το τι ζητούν: επικυρωμένη μετάφραση, αγγλική αναλυτική βαθμολογία, δύο συστάσεις αντί για μία. Η τήρηση της λίστας ελέγχου στην αίτηση και όχι στον φοιτητή το αναδεικνύει τον Οκτώβριο, όχι την εβδομάδα της προθεσμίας. Τα ίδια τα έγγραφα βρίσκονται στον φάκελο του φοιτητή, ώστε κάθε αίτηση να έχει πρόσβαση σε αυτά.
Ένας ιδιοκτήτης ανά αίτηση
Κάθε αίτηση έχει έναν ονομαστικό ιδιοκτήτη. Μια αίτηση που ανήκει «στην ομάδα» είναι μια αίτηση που κανείς δεν παρακολουθεί. Στο Premium, τα μέλη ομάδας προστίθενται προς 49,99 € το καθένα.
Σημειώσεις και πρόοδος
Επαφή με γραφείο εισαγωγών, ιδιαιτερότητα πύλης, αριθμός αναφοράς, υπό όρους απαίτηση: όλα στην αίτηση, όχι σε ένα inbox. Αυτό καθιστά δυνατή την κάλυψη.
Πολλαπλές αιτήσεις ανά μαθητή
Δεδομένο, όχι απλώς υποστηριζόμενο. Ένας φοιτητής μπορεί να έχει όσες ανοιχτές αιτήσεις χρειάζεται. Ανοίξτε τον φοιτητή για να δείτε όλες τις δικές του, ή τον πίνακα για να δείτε όλων σε ένα δεδομένο στάδιο.
Κάθε αρχείο περιλαμβάνει πανεπιστήμιο, χώρα, πρόγραμμα, πλατφόρμα υποβολής (UCAS, Common App, Direct ή Other), στάδιο, προθεσμία και σημειώσεις. Έτσι το «κάθε αίτηση Ολλανδίας που είναι ακόμα σε πρόχειρο» είναι φίλτρο, όχι άσκηση μνήμης.
Η εβδομαδιαία ανασκόπηση που αυτό καθιστά δυνατή
- Φιλτράρετε στο σε προετοιμασία με προθεσμία εντός έξι εβδομάδων. Αυτή είναι η δουλειά της εβδομάδας.
- Ελέγξτε κάθε λίστα εγγράφων. Οι έξι εβδομάδες ξεπερνούν σχεδόν κάθε εξωτερική προθεσμία, οπότε ό,τι λείπει μπορεί ακόμα να διορθωθεί.
- Δείτε τις εγγραφές σε αναμονή απόφασης που έχουν περάσει την ημερομηνία υπενθύμισης.
Μεταφέρετε μια αίτηση μεταξύ σταδίων
Η επίδειξη είναι το ίδιο το λογισμικό, με δείγματα αιτήσεων και προθεσμιών.
Σχετικές σελίδες
Διαχείριση μαθητών
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Διαβάστε περισσότεραΣπουδές στο εξωτερικό
Enquiries, counselling, shortlists, applications and visa paperwork for students going overseas.
Διαβάστε περισσότεραΕγγραφές μαθητών
The funnel from first enquiry through counselling, application, offer and enrolment.
Διαβάστε περισσότεραΟδηγός επιλογής CRM
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.
Διαβάστε περισσότεραΣυχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένας φοιτητής να έχει πολλές αιτήσεις για πανεπιστήμια;
Ναι. Κάθε αίτηση είναι ξεχωριστή εγγραφή, με δικό της πανεπιστήμιο, στάδιο, προθεσμία και έγγραφα. Δεν υπάρχει ενιαία κατάσταση στον φοιτητή που πρέπει να συμφωνεί με όλες.
Το EduCRM ενσωματώνεται με το UCAS ή το Common App;
Δεν υπάρχει ενσωμάτωση API, οπότε η υποβολή γίνεται ακόμα μέσω κάθε πύλης. Κάθε αίτηση όμως καταγράφει ποια πλατφόρμα χρησιμοποιεί (UCAS, Common App, Direct ή Other), ώστε να φιλτράρετε τις υποθέσεις σας ανά πλατφόρμα.
Οι προθεσμίες αιτήσεων εμφανίζονται στο ημερολόγιο;
Ναι, στο ίδιο ημερολόγιο με τις συνεδρίες και τις παρακολουθήσεις, με προβολές ημέρας, εβδομάδας και μήνα, και αλλαγή ημερομηνίας με μεταφορά.