Με λίγα λόγια
Μεταφέρετε πρώτα τους ενεργούς μαθητές, μετά τις ανοιχτές αιτήσεις τους, μετά τις εκκρεμείς πληρωμές. Μη μεταφέρετε ιστορικό. Με λιγότερους από εκατό ενεργούς μαθητές, μπορείτε να λειτουργείτε πλήρως στο νέο σύστημα μέσα σε μία ημέρα, γιατί τα μόνα δεδομένα που πρέπει να είναι τέλεια από την πρώτη μέρα είναι όσα συνδέονται με μελλοντική προθεσμία.
Το ένστικτο είναι να μεταφέρετε τα πάντα, κάτι που μετατρέπει μια δουλειά μιας ημέρας σε εγκαταλελειμμένο τρίμηνο έργο. Οι μαθητές που τελείωσαν πριν δύο χρόνια δεν χρειάζεται να βρίσκονται στο CRM για να διατηρηθούν.
Βήμα 1. Αποφασίστε τι θεωρείται ενεργό
Γράψτε πρώτα τον κανόνα: ενεργός σημαίνει συνεδρία, ανοιχτή αίτηση ή ανεξόφλητο τιμολόγιο μέσα στους επόμενους δώδεκα μήνες. Όλα τα υπόλοιπα πάνε στο αρχείο. Αυτό συνήθως υποδιπλασιάζει το σύνολο προς μετάπτωση.
Βήμα 2. Καθαρίστε το φύλλο, όχι το CRM
Η διόρθωση δεδομένων είναι πολύ πιο εύκολη στο υπολογιστικό φύλλο παρά μετά την εισαγωγή. Πριν εξάγετε οτιδήποτε:
Καθαρισμός πριν τη μετάβαση
- Μία γραμμή ανά μαθητή. Συγχωνεύστε τα διπλότυπα που δημιουργήθηκαν όταν κάποιος προστέθηκε δύο φορές με διαφορετική ορθογραφία.
- Χωρίστε τα συνδυασμένα πεδία. Το "Maria K. (mum Elena 69…)" είναι τρία πεδία, όχι ένα.
- Χρησιμοποιήστε μία μορφή ημερομηνίας. Οι μικτές μορφές είναι η πιο συχνή αιτία αποτυχημένης εισαγωγής.
- Τυποποιήστε τα ονόματα χωρών και πανεπιστημίων. Τα "UK", "U.K." και "United Kingdom" είναι μία τιμή, όχι τρεις.
- Διαγράψτε στήλες που κανείς δεν έχει συμπληρώσει εδώ και έναν χρόνο.
Βήμα 3. Μεταφέρετε πρώτα τους μαθητές, μετά τις αιτήσεις, μετά τα χρήματα
- Βήμα 01
Μαθητές
Στοιχεία επικοινωνίας, επαφές γονέων, σχολείο και χώρες προορισμού. Όλα τα υπόλοιπα μπορούν να περιμένουν μέχρι την επόμενη επικοινωνία μαζί τους.
- Βήμα 02
Ανοιχτές αιτήσεις
Μόνο όσες δεν έχουν κλείσει ακόμη, με πανεπιστήμιο, στάδιο και προθεσμία. Αυτό το κομμάτι πρέπει να είναι σωστό, γιατί εξαρτάται το ημερολόγιο.
- Βήμα 03
Εκκρεμείς πληρωμές
Καταχωρίστε ό,τι οφείλεται, όχι ό,τι έχει διακανονιστεί. Το ιστορικό πληρωμών παραμένει στα λογιστικά σας και δεν χρειάζεται επανακαταχώρηση.
- Βήμα 04
Συνεδρίες από εδώ και πέρα
Καταγράφετε τις νέες συνεδρίες από την πρώτη ημέρα, χωρίς αναδρομική συμπλήρωση. Μέσα σε λίγες εβδομάδες το αρχείο είναι αρκετά πλήρες.
Βήμα 4. Κλείστε τα παλιά σημεία εισόδου
Μια μετάβαση αποτυγχάνει όταν νέα δεδομένα συνεχίζουν να καταλήγουν στο παλιό σύστημα. Αν οι αιτήσεις έρχονται μέσω Google Form ή από το bio σας στο Instagram, ανακατευθύνετέ τις την ίδια εβδομάδα. Γι' αυτό υπάρχουν οι φόρμες εγγραφής.
Πόσο χρόνο παίρνει πραγματικά
Η εισαγωγή διαρκεί λεπτά. Ο χρόνος φεύγει στον καθαρισμό: μισή μέρα για πενήντα μαθητές, μια ολόκληρη για διακόσιους. Αυτό που παίρνει εβδομάδες είναι η συνήθεια: η ομάδα πρέπει να σταματήσει να ανοίγει το φύλλο. Μια ημερομηνία μετά την οποία το υπολογιστικό φύλλο γίνεται μόνο για ανάγνωση βοηθάει περισσότερο από κάθε εκπαίδευση.
Η πλήρης διαδικασία υπάρχει στη λίστα ελέγχου εφαρμογής CRM. Αν αξίζει να αλλάξετε καθόλου, μαζί με τα επιχειρήματα για να παραμείνετε, είναι στο CRM εναντίον υπολογιστικών φύλλων.
Ξεκινήστε με δέκα μαθητές
Το δωρεάν πλάνο καλύπτει 10 μαθητές, αρκετό για να δοκιμάσετε πρώτα μια πραγματική μετάβαση.
Συνεχίστε την ανάγνωση
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να μεταφέρουμε μαθητές που έχουν ήδη τοποθετηθεί;
Μόνο αν αναμένετε να συνεργαστείτε ξανά μαζί τους ή χρειάζεστε το αρχείο για συστάσεις. Διαφορετικά κρατήστε το αρχειακό φύλλο. Οι κλειστές υποθέσεις προσθέτουν θόρυβο σε κάθε λίστα και αναζήτηση.
Μπορούν τα δεδομένα να εξαχθούν ξανά αργότερα;
Θα έπρεπε, και επιβεβαιώστε το πριν δεσμευτείτε σε οποιονδήποτε πάροχο. Το EduCRM περιλαμβάνει εξαγωγή δεδομένων στο Premium.