Μετάβαση στο περιεχόμενο

Οργάνωση

Πώς να μεταφέρετε ένα γραφείο συμβούλων εκπαίδευσης από το Excel σε CRM

8 λεπτά ανάγνωσηςΕνημερώθηκε

Με λίγα λόγια

Μεταφέρετε πρώτα τους ενεργούς μαθητές, μετά τις ανοιχτές αιτήσεις τους, μετά τις εκκρεμείς πληρωμές. Μη μεταφέρετε ιστορικό. Με λιγότερους από εκατό ενεργούς μαθητές, μπορείτε να δουλεύετε κανονικά στο νέο σύστημα μέσα σε μία μέρα, γιατί τα μόνα στοιχεία που πρέπει να είναι σωστά από την πρώτη μέρα είναι όσα αφορούν μελλοντική προθεσμία.

Ο πειρασμός είναι να μεταφέρετε τα πάντα, και έτσι μια δουλειά μιας μέρας γίνεται τρίμηνο έργο που τελικά εγκαταλείπεται. Οι μαθητές που τελείωσαν πριν από δύο χρόνια δεν χρειάζεται να μπουν στο CRM για να κρατήσετε τα στοιχεία τους.

Βήμα 1. Αποφασίστε τι θεωρείται ενεργό

Γράψτε πρώτα τον κανόνα: ενεργός σημαίνει συνεδρία, ανοιχτή αίτηση ή ανεξόφλητο τιμολόγιο μέσα στους επόμενους δώδεκα μήνες. Όλα τα υπόλοιπα πάνε στο αρχείο. Αυτό συνήθως μειώνει στο μισό όσα θα μεταφέρετε.

Βήμα 2. Καθαρίστε το φύλλο, όχι το CRM

Είναι πολύ πιο εύκολο να διορθώσετε τα δεδομένα στο Excel παρά μετά την εισαγωγή. Πριν εξάγετε οτιδήποτε:

Καθαρισμός πριν τη μετάβαση

  • Μία γραμμή ανά μαθητή. Συγχωνεύστε τα διπλότυπα που δημιουργήθηκαν όταν κάποιος προστέθηκε δύο φορές με διαφορετική ορθογραφία.
  • Χωρίστε τα πεδία που περιέχουν πολλά στοιχεία. Το «Maria K. (mum Elena 69…)» είναι τρία πεδία, όχι ένα.
  • Χρησιμοποιήστε μία μορφή ημερομηνίας. Οι μικτές μορφές είναι η πιο συχνή αιτία αποτυχημένης εισαγωγής.
  • Τυποποιήστε τα ονόματα χωρών και πανεπιστημίων. Τα «UK», «U.K.» και «United Kingdom» είναι μία τιμή, όχι τρεις.
  • Διαγράψτε στήλες που κανείς δεν έχει συμπληρώσει εδώ και έναν χρόνο.

Βήμα 3. Μεταφέρετε πρώτα τους μαθητές, μετά τις αιτήσεις, μετά τα χρήματα

  1. Βήμα 01

    Μαθητές

    Στοιχεία επικοινωνίας, στοιχεία γονέων, σχολείο και χώρες προορισμού. Όλα τα υπόλοιπα περιμένουν μέχρι να μιλήσετε ξανά.

  1. Βήμα 02

    Ανοιχτές αιτήσεις

    Μόνο όσες δεν έχουν κλείσει ακόμη, με πανεπιστήμιο, στάδιο και προθεσμία. Αυτό το κομμάτι πρέπει να είναι σωστό, γιατί από αυτό εξαρτάται το ημερολόγιο.

  1. Βήμα 03

    Εκκρεμείς πληρωμές

    Καταχωρίστε ό,τι οφείλεται, όχι ό,τι έχει εξοφληθεί. Το ιστορικό των πληρωμών υπάρχει ήδη στα λογιστικά σας και δεν χρειάζεται να το ξαναγράψετε.

  1. Βήμα 04

    Επόμενες συνεδρίες

    Καταγράφετε τις νέες συνεδρίες από την πρώτη ημέρα και μη συμπληρώνετε τα παλιά. Σε λίγες εβδομάδες το ιστορικό θα είναι αρκετά πλήρες.

Βήμα 4. Κλείστε τα παλιά σημεία εισόδου

Μια μετάβαση αποτυγχάνει όταν νέα δεδομένα συνεχίζουν να καταλήγουν στο παλιό σύστημα. Αν τα αιτήματα έρχονται μέσω Google Form ή από το bio σας στο Instagram, ανακατευθύνετέ τα την ίδια εβδομάδα. Γι' αυτό υπάρχουν οι φόρμες εγγραφής.

Πόσο χρόνο παίρνει πραγματικά

Η εισαγωγή παίρνει λίγα λεπτά. Ο χρόνος πάει στον καθαρισμό: μισή μέρα για πενήντα μαθητές, μία ολόκληρη για διακόσιους. Εβδομάδες παίρνει η συνήθεια: η ομάδα πρέπει να πάψει να ανοίγει το φύλλο. Μια ημερομηνία, μετά την οποία το φύλλο μένει μόνο για ανάγνωση, βοηθά περισσότερο από κάθε εκπαίδευση.

Όλη η διαδικασία είναι στη λίστα ελέγχου για το στήσιμο του CRM. Αν αξίζει καν να αλλάξετε, μαζί με τα επιχειρήματα υπέρ του να μείνετε όπου είστε, θα το βρείτε στο CRM ή Excel.

Ξεκινήστε με δέκα μαθητές

Το δωρεάν πλάνο καλύπτει 10 μαθητές, αρκετούς για να δοκιμάσετε πρώτα μια πραγματική μεταφορά.

Ξεκινήστε δωρεάνΛίστα ελέγχου για την έναρξη χρήσης

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να μεταφέρουμε μαθητές που έχουν ήδη εξασφαλίσει θέση;

Μόνο αν περιμένετε να συνεργαστείτε ξανά μαζί τους ή χρειάζεστε την καρτέλα για σύσταση. Διαφορετικά κρατήστε το αρχείο στο Excel. Οι κλειστές υποθέσεις γεμίζουν κάθε λίστα και αναζήτηση με περιττά αποτελέσματα.

Μπορούν τα δεδομένα να εξαχθούν ξανά αργότερα;

Θα πρέπει να μπορείτε. Επιβεβαιώστε το πριν δεσμευτείτε σε οποιονδήποτε πάροχο. Το EduCRM περιλαμβάνει εξαγωγή δεδομένων στο Premium.