Εβδομάδα 2: Μεταφέρετε τους ενεργούς μαθητές
Δεδομένα
- Καθαρίστε πρώτα το Excel: αφαιρέστε διπλότυπα, χωρίστε πεδία που έχουν πολλά στοιχεία μαζί, ενοποιήστε τη μορφή ημερομηνιών και ονομάτων χωρών.
- Εισάγετε ενεργούς μαθητές με στοιχεία επικοινωνίας και γονέων.
- Προσθέστε μόνο ανοιχτές αιτήσεις, καθεμία με πανεπιστήμιο, στάδιο και προθεσμία.
- Καταχωρίστε τις εκκρεμείς πληρωμές. Αφήστε έξω το ιστορικό των εξοφλημένων.
- Συγκρίνετε δέκα καρτέλες με την αρχική πηγή. Αν κάτι είναι συστηματικά λάθος, διορθώστε την εισαγωγή, όχι τις καρτέλες.
Οι λεπτομέρειες για αυτή την εβδομάδα βρίσκονται στον οδηγό Μετάβαση από το Excel σε CRM.
Εβδομάδα 3: Αλλάξτε πού πηγαίνουν τα νέα αιτήματα
Από πού έρχεται η νέα δουλειά
- Δημοσιεύστε τη φόρμα εγγραφής σας και βάλτε τον σύνδεσμό της στον ιστότοπό σας, στο προφίλ σας στο Instagram και στην υπογραφή του email σας.
- Απενεργοποιήστε την παλιά φόρμα επικοινωνίας ώστε τίποτα να μην καταλήγει σε δύο σημεία.
- Προσθέστε μέλη ομάδας και ορίστε τους ρόλους τους.
- Βάλτε την εβδομαδιαία ανασκόπηση ως επαναλαμβανόμενο ραντεβού στο ημερολόγιο όλων.
- Καταγράφετε κάθε νέα συνεδρία στο CRM από αυτή την εβδομάδα. Χωρίς εξαιρέσεις.
Εβδομάδα 4: Αποσύρετε το παλιό σύστημα
Η μετάβαση
- Ορίστε μια ημερομηνία μετά την οποία το Excel θα είναι μόνο για ανάγνωση, και αλλάξτε το όνομά του ώστε να το ξέρουν όλοι.
- Δουλέψτε με τα δύο συστήματα μαζί για μία εβδομάδα, όχι για τρεις. Αν κρατήσει πολύ, και τα δύο μένουν ελλιπή.
- Δείτε μαζί, ως ομάδα, τη λίστα με τα εκπρόθεσμα και τη λίστα με όσους δεν έχουν επόμενη ενέργεια.
- Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας, όσο έχετε ακόμη εναλλακτική λύση.
- Σημειώστε τα τρία πράγματα που η ομάδα κάνει συνεχώς λάθος, και διορθώστε τη ρύθμιση αντί να επαναλαμβάνετε την εκπαίδευση.
Τι πάει συνήθως στραβά
| Σύμπτωμα | Συνήθης αιτία |
|---|---|
| Κανείς δεν ενημερώνει τον πίνακα | Πάρα πολλά στάδια, ή στάδια που δεν ταιριάζουν με τον τρόπο που δουλεύετε |
| Δύο εκδοχές της αλήθειας | Το παλιό Excel μένει ανοιχτό για αλλαγές |
| Τα δεδομένα φαίνονται λανθασμένα μετά την εισαγωγή | Διαφορετικές μορφές ημερομηνίας ή ενωμένα πεδία που δεν χωρίστηκαν πριν από την εξαγωγή |
| Νέα αιτήματα συνεχίζουν να χάνονται | Τα κανάλια αιτημάτων δεν άλλαξαν ποτέ προορισμό |
Ακόμα επιλέγετε σύστημα αντί να το εφαρμόσετε; Ξεκινήστε με τον οδηγό αγοράς CRM.
