Μια τετράβδομη εφαρμογή CRM: αποφασίστε το μοντέλο, μεταφέρετε το ενεργό σύνολο, μετακινήστε τα κανάλια επικοινωνίας, και αποσύρετε το παλιό σύστημα.
Εβδομάδα 1: Αποφασίστε το μοντέλο
Πριν αγγίξετε οποιοδήποτε δεδομένο
- Καταγράψτε τα στάδια της ροής σας και την προϋπόθεση εισόδου κάθε σταδίου. Έξι ή λιγότερα.
- Καταγράψτε τα στάδια των αιτήσεών σας. Πέντε ή λιγότερα.
- Αποφασίστε τι καθιστά έναν μαθητή ενεργό. Αυτό καθορίζει το σύνολο μετάβασης.
- Αποφασίστε ποιος σύμβουλος είναι υπεύθυνος για ποιους μαθητές.
- Συμφωνήστε ποια πεδία θα συμπληρώνετε πραγματικά. Κάθε προαιρετικό είναι μελλοντική διαφωνία.
Εβδομάδα 2: Μεταφέρετε το ενεργό σύνολο
Δεδομένα
- Καθαρίστε πρώτα το λογιστικό φύλλο: αφαιρέστε διπλότυπα, διαχωρίστε συνδυασμένα πεδία, τυποποιήστε ημερομηνίες και ονόματα χωρών.
- Εισάγετε ενεργούς μαθητές με στοιχεία επικοινωνίας και γονέων.
- Προσθέστε μόνο ανοιχτές αιτήσεις, καθεμία με πανεπιστήμιο, στάδιο και προθεσμία.
- Καταχωρίστε εκκρεμείς πληρωμές. Παραλείψτε το διακανονισμένο ιστορικό.
- Ελέγξτε δείγμα δέκα εγγραφών με την πηγή. Αν κάτι είναι συστηματικά λάθος, διορθώστε την εισαγωγή, όχι τις εγγραφές.
Οι λεπτομέρειες αυτής της εβδομάδας βρίσκονται στο μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα CRM.
Εβδομάδα 3: Μετακινήστε τις εισροές
Εκεί όπου φτάνει η νέα δουλειά
- Δημοσιεύστε τη φόρμα εγγραφής σας και συνδέστε την από τον ιστότοπό σας, το βιογραφικό σας στο Instagram και την υπογραφή email σας.
- Απενεργοποιήστε την παλιά φόρμα επικοινωνίας ώστε τίποτα να μην καταλήγει σε δύο σημεία.
- Προσθέστε μέλη ομάδας και ορίστε τους ρόλους τους.
- Κλείστε την επαναλαμβανόμενη εβδομαδιαία ανασκόπηση στο ημερολόγιο όλων.
- Καταγράφετε κάθε νέα συνεδρία στο CRM από αυτή την εβδομάδα. Χωρίς εξαιρέσεις.
Εβδομάδα 4: Αποχαιρετήστε το παλιό σύστημα
Η μετάβαση
- Ορίστε μια ημερομηνία μετά την οποία το υπολογιστικό φύλλο θα είναι μόνο για ανάγνωση, και μετονομάστε το ώστε να το βλέπουν όλοι.
- Εφαρμόστε παράλληλη λειτουργία για μία εβδομάδα, όχι τρεις. Οι μεγάλες παράλληλες περίοδοι αφήνουν και τα δύο συστήματα ελλιπή.
- Εξετάστε μαζί, ως ομάδα, τις λίστες με τις εκπρόθεσμες υποθέσεις και αυτές χωρίς επόμενη ενέργεια.
- Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας, όσο έχετε ακόμη εναλλακτική λύση.
- Σημειώστε τα τρία πράγματα που η ομάδα κάνει συνεχώς λάθος, και διορθώστε τη ρύθμιση αντί να επαναλαμβάνετε την εκπαίδευση.
Τι συνήθως πηγαίνει στραβά
| Σύμπτωμα | Συνήθης αιτία |
|---|---|
| Κανείς δεν ενημερώνει τον πίνακα | Πολλά στάδια, ή στάδια που δεν ταιριάζουν με τη ροή της εργασίας |
| Δύο εκδοχές της αλήθειας | Το παλιό υπολογιστικό φύλλο εξακολουθεί να είναι επεξεργάσιμο |
| Τα δεδομένα φαίνονται λανθασμένα μετά την εισαγωγή | Ανάμεικτες μορφές ημερομηνίας, ή συνδυασμένα πεδία που δεν χωρίστηκαν πριν την εξαγωγή |
| Νέα ερωτήματα εξακολουθούν να χάνονται | Τα κανάλια ερωτημάτων δεν ανακατευθύνθηκαν ποτέ |
Ακόμα επιλέγετε σύστημα αντί να το εφαρμόσετε; Ξεκινήστε με τον οδηγό αγοράς CRM.
Δοκιμάστε την πρώτη εβδομάδα δωρεάν
Το δωρεάν πλάνο καλύπτει 10 μαθητές, αρκετό για να δοκιμάσετε το μοντέλο πριν μεταφέρετε οτιδήποτε.