Με λίγα λόγια
Παρακολουθήστε την αίτηση, όχι τον μαθητή. Κάθε μία έχει τη δική της εγγραφή με στάδιο, προθεσμία, λίστα εγγράφων και υπεύθυνο. Ένας μαθητής με οκτώ αιτήσεις έχει οκτώ καταστάσεις ταυτόχρονα, και ένα πεδίο κατάστασης δεν τις χωράει.
Αυτό είναι το πιο συχνό λάθος όταν ένα γραφείο ξεπερνά το υπολογιστικό φύλλο. Μία γραμμή ανά μαθητή, μία στήλη με όνομα Κατάσταση. Μέχρι τον Νοέμβριο γράφει «3 στάλθηκαν, 2 περιμένουν αναλυτική βαθμολογία, το TU Delft θέλει το δοκίμιο» και κανείς δεν μπορεί να το φιλτράρει.
Ένα μοντέλο σταδίων που αντέχει στην πραγματικότητα
Ένα στάδιο πρέπει να δείχνει πού βρίσκεται η δουλειά, και κάθε μετακίνηση πρέπει να είναι κάτι που κάνει ένα άτομο. Πέντε συνήθως αρκούν:
- Βήμα 01
Επιλεγμένα
Πανεπιστήμιο και πρόγραμμα έχουν συμφωνηθεί. Τίποτα δεν έχει ετοιμαστεί ακόμα. Καταγράψτε εδώ τις προϋποθέσεις εισαγωγής και την προθεσμία, ώστε το υπόλοιπο σχέδιο να χτιστεί ανάστροφα από αυτές.
- Βήμα 02
Σε προετοιμασία
Συλλέγονται έγγραφα, γράφεται η προσωπική δήλωση. Εδώ οι αιτήσεις συχνά κολλάνε αθόρυβα, γι' αυτό ελέγξτε το εβδομαδιαίως.
- Βήμα 03
Υποβλήθηκε
Απεστάλη, με καταγεγραμμένη την ημερομηνία. Ό,τι εξέδωσε η πύλη (αριθμός αναφοράς, στοιχεία σύνδεσης) καταγράφεται στον φάκελο, όχι σε email.
- Βήμα 04
Εκκρεμεί απόφαση
Σε αναμονή του πανεπιστημίου. Ορίστε την ημερομηνία υπενθύμισης, όχι αυτή που ελπίζετε να λάβετε απάντηση.
- Βήμα 05
Προσφορά / απόρριψη / απόσυρση
Έκλεισε. Μια προσφορά ξεκινά νέες υποχρεώσεις (προκαταβολή, προθεσμία αποδοχής, στέγαση), και αυτές είναι εργασίες, όχι στάδια.
Τι να καταγράφετε σε κάθε αίτηση
- Πανεπιστήμιο και πρόγραμμα σπουδών, γραμμένα όπως τα γράφει το πανεπιστήμιο.
- Η προθεσμία υποβολής, και ξεχωριστά η δική σας ημερομηνία ολοκλήρωσης, συνήθως δύο εβδομάδες νωρίτερα.
- Τα έγγραφα που ζητά αυτό το πανεπιστήμιο. Διαφέρουν, και όποιος υποθέσει το αντίθετο καθυστερεί την υποβολή.
- Ποιος στην ομάδα την έχει υπό την ευθύνη του. Ένα όνομα, όχι μια ομάδα.
- Σημειώσεις από κάθε επικοινωνία με το γραφείο εισαγωγών.
Στο EduCRM κάθε αίτηση βρίσκεται στην εγγραφή του μαθητή και σε έναν πίνακα drag-and-drop. Ανοίξτε τον μαθητή για να δείτε όλες τις δικές του, ή τον πίνακα για να δείτε όλα όσα ετοιμάζονται. Δείτε παρακολούθηση αιτήσεων.
Πώς να αποτρέψετε τις προθεσμίες από το να έρχονται ως έκπληξη
Οι προθεσμίες είναι ζήτημα προγραμματισμού, όχι υπενθύμισης. Μια υπενθύμιση τρεις μέρες πριν είναι άχρηστη αν η αναλυτική βαθμολογία χρειάζεται δύο εβδομάδες. Δύο συνήθειες λύνουν το πρόβλημα:
- Βάλτε στο ημερολόγιο την ημερομηνία συγκέντρωσης εγγράφων, όχι της υποβολής. Υπολογίστε αντίστροφα ό,τι σημαίνει αναμονή από άλλον.
- Ελέγχετε τον πίνακα μία φορά την εβδομάδα, σε σταθερή ώρα. Φιλτράρετε τις αιτήσεις υπό προετοιμασία με προθεσμία εντός έξι εβδομάδων. Αυτή η λίστα είναι η δουλειά της εβδομάδας.
Αφού συνεδρίες, προθεσμίες και υπενθυμίσεις μοιράζονται ένα ημερολόγιο, ο έλεγχος γίνεται σε μία οθόνη. Περισσότερα στο διαχείριση εγγράφων και προθεσμιών.
Δείτε τον πίνακα αιτήσεων
Ανοίξτε τη ζωντανή επίδειξη και σύρετε μια αίτηση μεταξύ σταδίων. Επαναφέρεται κάθε 24 ώρες.
Συνεχίστε την ανάγνωση
Συχνές ερωτήσεις
Πόσες αιτήσεις πρέπει να έχει ένας μαθητής;
Αυτό είναι απόφαση συμβουλευτικής, όχι λογισμικού. Αυτό που έχει σημασία είναι το σύστημα να υποστηρίζει πολλές ανοιχτές αιτήσεις ανά μαθητή σε διαφορετικά στάδια. Το EduCRM το κάνει.
Πρέπει τα βήματα βίζας να είναι στάδια αίτησης;
Συνήθως όχι. Η βίζα εξαρτάται από αποδεκτή προσφορά, άρα έρχεται μετά το κλείσιμο της αίτησης. Τα περισσότερα γραφεία παρακολουθούν τα βήματα βίζας ως εργασίες με ημερομηνία στον μαθητή.