Μετάβαση στο περιεχόμενο

Αιτήσεις

Πώς μπορούν οι σύμβουλοι εκπαίδευσης να παρακολουθούν τις αιτήσεις σε πανεπιστήμια

7 λεπτά ανάγνωσηςΕνημερώθηκε

Με λίγα λόγια

Παρακολουθήστε την αίτηση, όχι τον μαθητή. Κάθε μία έχει τη δική της καρτέλα με στάδιο, προθεσμία, λίστα εγγράφων και υπεύθυνο. Ένας μαθητής με οκτώ αιτήσεις έχει οκτώ καταστάσεις ταυτόχρονα, και ένα πεδίο κατάστασης δεν τις χωράει.

Αυτό είναι το πιο συχνό λάθος όταν ένα γραφείο ξεπερνά το υπολογιστικό φύλλο. Μία γραμμή ανά μαθητή, μία στήλη με όνομα Κατάσταση. Μέχρι τον Νοέμβριο γράφει «3 στάλθηκαν, 2 περιμένουν αναλυτική βαθμολογία, το TU Delft θέλει το δοκίμιο» και κανείς δεν μπορεί να το φιλτράρει.

Ένα μοντέλο σταδίων που αντέχει στην πράξη

Ένα στάδιο πρέπει να δείχνει πού βρίσκεται η δουλειά, και κάθε μετακίνηση πρέπει να είναι κάτι που κάνει κάποιος. Πέντε συνήθως αρκούν:

  1. Βήμα 01

    Στη λίστα επιλογών

    Πανεπιστήμιο και πρόγραμμα έχουν συμφωνηθεί. Δεν έχει ετοιμαστεί τίποτα ακόμα. Καταγράψτε εδώ τις προϋποθέσεις εισαγωγής και την προθεσμία, ώστε να φτιάξετε το υπόλοιπο πλάνο αντίστροφα, ξεκινώντας από αυτές.

  1. Βήμα 02

    Σε προετοιμασία

    Συλλέγονται έγγραφα και γράφεται η προσωπική δήλωση. Εδώ οι αιτήσεις κολλάνε αθόρυβα, γι' αυτό ελέγχετε αυτό το στάδιο κάθε εβδομάδα.

  1. Βήμα 03

    Υποβλήθηκε

    Στάλθηκε, με καταγεγραμμένη την ημερομηνία. Ό,τι δίνει η πλατφόρμα (αριθμός αναφοράς, στοιχεία σύνδεσης) μπαίνει στην καρτέλα, όχι σε email.

  1. Βήμα 04

    Εκκρεμεί απόφαση

    Αναμονή απάντησης από το πανεπιστήμιο. Βάλτε την ημερομηνία που θα ρωτήσετε εσείς, όχι αυτή που ελπίζετε να έρθει απάντηση.

  1. Βήμα 05

    Προσφορά / απόρριψη / απόσυρση

    Έκλεισε. Μετά την προσφορά ξεκινούν νέες υποχρεώσεις (προκαταβολή, προθεσμία αποδοχής, στέγαση), και αυτές είναι εργασίες, όχι στάδια.

Τι να καταγράφετε σε κάθε αίτηση

  • Πανεπιστήμιο και πρόγραμμα σπουδών, γραμμένα όπως τα γράφει το πανεπιστήμιο.
  • Η προθεσμία υποβολής, και ξεχωριστά η δική σας ημερομηνία ολοκλήρωσης, συνήθως δύο εβδομάδες νωρίτερα.
  • Τα έγγραφα που ζητά αυτό το πανεπιστήμιο. Διαφέρουν, και όποιος υποθέσει το αντίθετο καθυστερεί την υποβολή.
  • Ποιος στην ομάδα είναι υπεύθυνος. Ένα όνομα, όχι μια ομάδα.
  • Σημειώσεις από κάθε επικοινωνία με το γραφείο εισαγωγών.

Στο EduCRM κάθε αίτηση βρίσκεται στην καρτέλα του μαθητή και σε έναν πίνακα, όπου τη μετακινείτε με σύρσιμο. Ανοίξτε την καρτέλα του μαθητή για να δείτε όλες τις αιτήσεις του, ή τον πίνακα για να δείτε ό,τι είναι σε προετοιμασία. Δείτε παρακολούθηση αιτήσεων.

Πώς να μην σας εκπλήσσουν οι προθεσμίες

Οι προθεσμίες είναι θέμα προγραμματισμού, όχι υπενθύμισης. Μια υπενθύμιση τρεις μέρες πριν δεν βοηθά αν η αναλυτική βαθμολογία θέλει δύο εβδομάδες. Δύο συνήθειες λύνουν το μεγαλύτερο μέρος του προβλήματος:

  1. Βάλτε στο ημερολόγιο την ημερομηνία συγκέντρωσης των εγγράφων, όχι της υποβολής. Μετρήστε αντίστροφα για όλα όσα εξαρτώνται από κάποιον άλλον.
  2. Δείτε τον πίνακα μία φορά την εβδομάδα, πάντα την ίδια ώρα. Φιλτράρετε τις αιτήσεις σε προετοιμασία με προθεσμία μέσα σε έξι εβδομάδες. Αυτή η λίστα είναι η δουλειά της εβδομάδας.

Επειδή οι συνεδρίες, οι προθεσμίες και οι υπενθυμίσεις είναι στο ίδιο ημερολόγιο, αυτός ο έλεγχος γίνεται σε μία οθόνη. Περισσότερα στον οδηγό διαχείριση εγγράφων και προθεσμιών.

Δείτε τον πίνακα αιτήσεων

Ανοίξτε το ζωντανό demo και σύρετε μια αίτηση από στάδιο σε στάδιο. Επαναφέρεται κάθε 24 ώρες.

Δοκιμάστε την επίδειξηΠαρακολούθηση αιτήσεων

Συχνές ερωτήσεις

Πόσες αιτήσεις πρέπει να έχει ένας μαθητής;

Αυτή είναι απόφαση του συμβούλου, όχι του λογισμικού. Σημασία έχει το σύστημα να υποστηρίζει πολλές ανοιχτές αιτήσεις ανά μαθητή σε διαφορετικά στάδια. Το EduCRM το κάνει.

Πρέπει τα βήματα βίζας να είναι στάδια αίτησης;

Συνήθως όχι. Η βίζα προϋποθέτει προσφορά που έχει γίνει δεκτή, άρα έρχεται μετά την αίτηση. Τα περισσότερα γραφεία παρακολουθούν τα βήματα για τη βίζα ως εργασίες με ημερομηνία στην καρτέλα του μαθητή.